Van papier naar digitaal
Doel blijft hetzelfde
Een digitale oplossing moet een antwoord geven op dezelfde zakelijke vragen over zekerheid, risico’s, aansprakelijkheid, effectiviteit en praktische uitvoerbaarheid, maar hoeft geen kopie van het papieren proces te zijn.
Toenemende eisen
Papieren documenten zijn al eeuwenlang de standaard bij het professionele transport van goederen. Ze dienen als basis voor zakelijke afspraken (‘contracts’: overeenkomsten, verzekeringen, kredieten), als middel om activiteiten te coördineren (‘coordination’: afstemming in de vervoersketen), en als basis voor aangiftes aan en controles door overheden (‘compliance’: aantonen dat men voldoet aan de geldende wetgeving). Veel wetten, werkprocessen en gewoontes zijn op deze papieren ruggengraat gebaseerd. Digitaal zakendoen is de nieuwe standaard. Onderlinge afspraken, planningen, transacties, overdrachten en meldingen worden zoveel mogelijk door de IT-systemen van de betrokken bedrijven en overheden afgehandeld. Geautomatiseerd dus, met steeds minder menselijke tussenkomst. De verwachtingen en eisen aan dat digitaal zakendoen worden bovendien steeds hoger. De markt en overheden vragen daar om vanwege:
- Aantoonbaarheid: kunnen laten zien wat de herkomst van goederen is, en wat de milieueffecten van een supply chain zijn.
- Schaarste: schaarse infrastructuur, tekorten aan arbeidskracht, beperkte milieugebruiksruimte en tekorten aan
grondstoffen, energie of producten. De enige manier om onderbouwd scherpe keuzes te maken is door meer informatie en inzicht mee te
nemen in de besluitvorming. - Weerbaarheid: opvangen van de gevolgen van ‘disrupties’ (ontwrichtingen) en schokken in de wereldeconomie.
- Veiligheid: van cybersecurity tot het afschermen van gevoelige data.
- Voorkomen van ondermijning: zowel afsnijden van mogelijkheden voor misdaad en fraude als voorkomen en opsporen van belastingontduiking.
Overgang ingewikkeld
De stap van werken met papier naar modern digitaal zakendoen blijkt ingewikkeld te zijn. Papieren documenten simpelweg in een digitaal formaat gieten is niet afdoende. Bij zowel bedrijven als overheden zullen alle oude zekerheden en gewoontes opnieuw moeten worden uitgevonden. Dat roept veel vragen op, zoals:
- Minimum eisen IT-systemen: Wat zijn de (wettelijke en zakelijke) minimumeisen aan de IT-systemen en de geautomatiseerde werkwijzen?
- Werkproces: Wat is een praktisch, effectief, beheersbaar en betaalbaar werkproces?
- Aansprakelijkheid en risico’s: Wat zijn de aansprakelijkheden en risico’s, en hoe weeg je die af tegen de kosten?
- Risico’s werkwijzen inschatten: Hoe kunnen juristen de risico’s van onbekende/nieuwe werkwijzen inschatten, als veel wetgeving nog op de oude, papieren werkelijkheid is afgestemd? Neem ‘natte handtekeningen’ als voorbeeld: digitale transacties kunnen op een heel andere manier dezelfde of een betere bewijskracht leveren, maar dat vereist kennis van de technologie.
- Razendsnelle ontwikkeling: De technologie ontwikkelt zich nog steeds razendsnel. Kunnen overheden en controlediensten de ontwikkelingen volgen en geven bestaande wetten daar wel de ruimte voor?
- Risico op terugvallen handhavers op papier: Hoe groot is het risico dat handhavers uit onbekendheid of onzekerheid terugvallen op de zekerheid van het papieren verleden, en zo gedane investeringen tenietdoen?
Door nu al te beginnen met digitaliseren, kun je straks sneller nieuwe ontwikkelingen oppakken. Deze website gaat in op bovenstaande vragen, geeft meer achtergrondinformatie om zelf een afweging te kunnen maken, en biedt handvatten voor de overstap naar digitaal zakendoen in het goederenvervoer.