De International Chamber of Commerce (ICC) herziet iedere tien jaar de Incoterms®-regels. Wereldwijd gebruikte standaard leveringsvoorwaarden voor koop en verkoop van goederen. De meest recente: Incoterms 2020.
Papier als basis
Handel en Transport
Er zijn in de loop der tijd allerlei oplossingen bedacht om met behulp van papieren documenten zaken te doen. Oplossingen voor normale zakelijke vragen over zekerheid, risico’s, aansprakelijkheid, effectiviteit en praktische uitvoerbaarheid.
Om de overgang naar digitaal zakendoen goed te kunnen beschrijven, is het nodig om terug te gaan naar de basis: alles begint met handel.
Koopovereenkomst
Transport is vrijwel altijd een gevolg van handel. In de leveringsvoorwaarden van een koopovereenkomst spreken verkoper en koper onder andere af wie er moet zorgen voor het vervoer van de zending.
Bij internationale handel kunnen verkoper en koper gebruikmaken van de Incoterms 2020. Dit zijn gestandaardiseerde afspraken over wie wat regelt (bijvoorbeeld het vervoer, maar ook de verzekering en/of de douaneformaliteiten), betaling en betalingszekerheden, en het moment waarop de verantwoordelijkheid overgaat (bijvoorbeeld als een container over de reling van een schip getild wordt). Incoterms 2020 zijn vooral gericht op de afspraken tussen koper en verkoper.
Vervoersovereenkomst
Als gevolg van de afspraken in de koopovereenkomst geeft één van de partijen een of meerdere opdrachten om het vervoer te regelen. Bij een complexere keten regelen expediteurs vaak de details uit naam van de opdrachtgever, bij een relatief eenvoudige opdracht gaat dat meestal rechtstreeks.
Eigen vervoer en beroepsvervoer
Wanneer het vervoer onlosmakelijk is verbonden met de bedrijfsvoering van het eigen bedrijf en de eigen activiteiten en er voor dit vervoer geen vergoeding wordt betaald, is doorgaans sprake van eigen vervoer. Zowel lading- als voertuigdocumenten moeten op dezelfde bedrijfsnaam staan. Bij beroepsvervoer is een andere partij opdrachtgever van het transport en de transporteur krijgt betaald voor de transportdienst. Bij zowel nationaal als internationaal beroepsgoederenvervoer is het gebruik van een vrachtbrief verplicht.
De vrachtbrief
Van oudsher is het de meest praktische oplossing om de transporteur papieren mee te geven met informatie over de zending en het afgesproken transport: de vrachtbrief. De papieren vrachtbrief reist met de lading mee. De vrachtbrief bevat de informatie om de afspraken in de koopovereenkomst én in de vervoersovereenkomst na te kunnen komen, en wordt vaak gebruikt om de twee belangrijke transactiemomenten vast te leggen. (In het voorbeeld wordt voor het gemak de situatie bij wegtransport gebruikt).
Die twee momenten zijn:
1. De transporteur neemt de zending aan van de afzender.
2. De transporteur draagt de zending over aan de ontvanger.
Soms komt daar nog bij dat de transporteur daarna emballage of andere RTI’s (Returnable Transport Items) mee terug neemt: dat doet verder niets af aan de essentie.