De praktijk
Eén van de grote voordelen van papier is dat het geduldig is, en heel veel vrijheid toestaat. Een mens kan allerlei informatie op een vrachtbrief erbij schrijven. Andere mensen begrijpen dat en kunnen dat interpreteren. Mag een chauffeur de cabine niet uit bij het laden en lossen van de vrachtwagen? Dan schrijft hij of zij dat op de vrachtbrief ergens erbij, en is dat onderdeel van de transactie: geen controlemogelijkheid gehad van de lading.
Heel veel is al digitaal
Onwennigheid maakt plaats voor gemak en efficiëntie
De vrijheid die papier geeft heeft ook geleid tot een grote variatie in werkprocessen: volgens velen is er veel meer variatie ontstaan dan echt nodig is. Dat is een hinderpaal bij digitalisering.
Papier en mensen die dat papier lezen en de informatie in systemen kloppen zijn hele flexibele en makkelijke ‘interfaces’ tussen IT-systemen. Digitale koppelingen vragen veel meer standaardisatie-inspanning, hoogopgeleide werknemers om het in te richten, en IT-inspanning.
En niet te vergeten: het digitaal vastleggen van een transactie is iets wat veel onrust en onzekerheid oplevert. Er zijn vele technologische varianten en mogelijkheden, elk met hun eigen voordelen en nadelen. En heel wat varianten lijken niet op de beproefde en vertrouwde ‘natte’ handtekening.
Zo is zichtbaar dat sommige mensen graag een pdf met een ingeplakte scan van een handtekening ontvangen: dat geeft ze een vertrouwd gevoel. Juridisch en technologisch gezien is het echter een van de minst zekere vormen van vastlegging: iedereen kan dit (na-) maken, het is zeer zwak als het eropaan komt.
Het wordt helemaal onwennig als IT-systemen onderling transacties vastleggen. Lang niet iedereen weet dat al in allerlei sectoren (beurshandel, FMCG, retail, etc.) IT-systemen handelstransacties onderling overeenkomen, zonder dat er een mens aan te pas komt. Het gaat soms over heel veel geld, waarbij de toegepaste technologie een hele sterke juridische bewijskracht geeft.
Voor een ‘gewone’ gebruiker inclusief handhavers is het vooral heel onbekend en ondoorzichtig: wat zijn de risico’s en implicaties van die varianten? Wat is wettelijk verplicht en wordt gehandhaafd (boetes), wat is een commerciële zakelijke keuze tussen partijen, en hoe pakt dat uit bij zakelijke conflicten?
Rolverdeling verandert
Verlader wordt belangrijker
In een papieren wereld is het vanzelfsprekend dat de transporteur de vrachtbrief en andere documenten bij zich heeft: hoe kun je anders werken?
Vrijwel automatisch nemen veel mensen aan dat de transporteur dan ook in de digitale wereld de centrale rol vervult (applicatie installeren en beheren). Maar is dat logisch? Laten we de situatie bij wegtransport eens bekijken.
Terugkijkend naar de basis van alles (handel, koopovereenkomst en daaruit volgend de transportopdracht) en kijkend naar de eisen in de wet, is zichtbaar dat de koopovereenkomst domineert qua data. De gegevens over de lading (wie verkoopt welke lading (soort, hoeveelheid, prijs) aan wie, waar wordt de lading opgehaald en waar wordt die afgeleverd) zijn veruit de belangrijkste gegevens in een vrachtbrief.
De wetten geven ook aan dat de opdrachtgever verantwoordelijk is voor die gegevens.
De transporteur voegt maar heel beperkt data toe:
- Welke transporteur en welk kenteken (weg) vervoert de zending,
- Transactie 1: acceptatie van de lading,
- Transactie 2: overdracht naar de ontvanger,
- en eventueel emballage etc. die teruggenomen wordt.
Vanuit het gezichtspunt van een ‘enterprise architect’ van een verlader is er een relatief sterke integratie qua processen en systemen met de vrachtbrief applicatie, veel meer dan vanuit het gezichtspunt van de transporteur (in ieder geval op de weg). Het gaat tenslotte om het laatste stuk van de handelstransactie: vervoeren, afleveren, eventueel emballage/retouren terugkrijgen en betaald krijgen.
Voor de transporteur is het relatief simpel: het gaat om uitvoeren van de transportopdracht, om een zending op te halen en weer af te leveren.
Het is vanuit dat gezichtspunt veel logischer dat een verlader een vrachtbrief applicatie heeft die goed geïntegreerd is met de eigen systemen, en dat de vervoerder met die applicatie interacteert in het kader van de vervoersopdracht.
Voor een transporteur geldt dat er veel klanten zijn met eigen wensen en processen: en dat voertuigen vaak lading voor meerdere klanten vervoeren. Voor de vervoerder is het de uitdaging hoe die verschillende applicaties van klanten in zijn werkproces passen: niemand zit te wachten op een dozijn verschillende applicaties in de cabine.
Echter: hoe ‘lichter’ en meer gestandaardiseerd de interfaces zijn, des te makkelijker en goedkoper wordt het om dit op te lossen. Het gaat tenslotte om een heel beperkte set data/transacties die redelijk standaard zijn. Er zijn al app-aanbieders die hierop inspelen. Ook zijn er al oplossingen die een standaard chat-applicatie met een chat-bot (Whatsapp, Telegram etc.) gebruiken als userinterface: een link in de chat kan een web-app openen voor de afhandeling.
Er is niemand die voorschrijft dat de verlader de applicatie aanschaft en integreert: maar het lijkt logischer en goedkoper om deze rolverdeling in de digitale wereld als uitgangspunt te nemen.
Papier geeft nog houvast
‘Ongrijpbare data’
Een andere psychologische barrière is de vluchtigheid van digitale gegevens: cijfers en woorden op een scherm zijn voor sommige mensen minder tastbaar dan een printje of een stuk papier.
Zoals in Duitsland als voorbeeld gegeven wordt: als een chauffeur een zending brengt bij een klein tankstation, op een plek waar weinig mobiel internet is, dan is het digitaal inzien van de vrachtbriefdata niet alleen technisch lastig. Vooral bij MKB-bedrijven is er behoefte aan iets meer vastigheid over de data, over wat men goedkeurt. Papier kun je vasthouden en nakijken.
Ook daar zijn technische oplossingen voor denkbaar: bijvoorbeeld op deze manier. Door de vrachtbrief applicatie een unieke referentie (‘fingerprint’) te laten maken naar de vrachtbriefgegevens, de locatie van de vrachtwagen bij het uitladen, en de achterliggende paklijst van de afzender. Die fingerprint is vriendelijk voor mensen: een datum, tijdstip en vijf letters, die zijn makkelijk op te schrijven. Met die referentie is desnoods via een spraaktelefoon de informatie op te halen, wanneer men maar wil en hoe vaak men maar wil. En zo kan een akkoord of een klacht doorgegeven worden.
Mogelijkheden onbegrensd
Standaardisatie loont
De verdragen en algemene voorwaarden voor commercieel verkeer kennen vaak wel een aanvulling[1] om digitale varianten mogelijk te maken, maar ze zijn vrij algemeen en vaag over de praktische implementatie.
De grote variatie in mogelijke digitale oplossingen is in de praktijk een hinderpaal voor grootschalige adoptie. Standaardisatie van een aantal typen oplossingen in oplopende kwaliteit zou een goede aanpak zijn.
Zeker als de handhavers van de overheidsdiensten zich gaan melden, en van dezelfde data gebruik gaan maken.
[1] Zoals e-CMR toevoeging aan CMR-verdrag