Transactie vastleggen
Het is de gewoonte om met een stempel en/of een ‘natte’ handtekening de transactie te bevestigen op de vrachtbrief zelf. De stempel of handtekening geldt daarna als bewijs dat een partij akkoord gaat met de informatie op de vrachtbrief. Als twee partijen akkoord geven via hetzelfde stuk papier, en elke partij een (doorslag-)kopie bewaart, kan men later terughalen wat de transactie is geweest.
De papieren transacties worden door personen bevestigd in hun functie namens een bedrijf: ze zijn niet privé aansprakelijk, het is het bedrijf dat de transactie aangaat.
Een stempel heeft niet zomaar rechtskracht. Formeel gezien moet een stempel uniek zijn, geregistreerd zijn bij een notaris of kamer van koophandel (KvK) en daarop gecontroleerd worden door de tegenpartij om voldoende rechtskracht te hebben. In de praktijk houden weinig partijen zich aan die regels omdat men bijvoorbeeld vaker zaken met elkaar doet, disputen toch wel oplost of dat het financiële risico relatief klein is ten opzichte van de kosten.
Hetzelfde geldt voor ‘natte’ handtekeningen: formeel gezien moet een krabbel op papier vergeleken worden met de handtekening op een identiteitsbewijs met foto. De foto moet passen bij de persoon. De naam van die persoon moet in blokletters naast de handtekening op de vrachtbrief staan. En als je het helemaal goed wilt doen, moet bij de KvK gecontroleerd worden of iemand tekenbevoegd is namens een bedrijf.
Theorie versus praktijk
In voorwaarden voor het vervoer (zoals de CMR) is vastgelegd, dat het tekenen van een papieren vrachtbrief door opdrachtgever en vervoerder voldoende is voor het afsluiten van een vervoersovereenkomst. Het is echter geen verplichting om zo de vervoersovereenkomst af te sluiten: dat mag en kan ook op andere manieren.
Ook hier geldt dat de praktijk veel weerbarstiger en meer divers is dan strikt genomen wettelijk is toegestaan: ondernemers schatten de risico’s in versus de moeite en kosten die moeten worden gemaakt. Commercieel stemt men in met een (onleesbare) krabbel, op papier of via ‘sign-on-glass’. In de coronatijd een heel bekend fenomeen: de bezorger zet zelf wel even een krabbel.
Het is goed om te beseffen dat de mensheid een lange historie kent van overeenkomsten zonder papier. Als mensen elkaar in de ogen gekeken hebben, de wilsovereenstemming uitgesproken hebben en elkaar een handdruk gegeven hebben, geeft dit voor een rechter nog steeds een sterke aanwijzing dat er een overeenkomst is gesloten.
En zo gaan we er zakelijk ook mee om, als het risico beperkt is. In de praktijk wordt er soms helemaal geen handtekening gezet omdat partijen andere afspraken hebben die commercieel blijkbaar goed werken.